एआई-नेटिव खर्च प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म पेहॉक (Payhawk) ने आज नए आंकड़े जारी किए, जिनके अनुसार उसके फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट (Financial Controller Agent) ने साल की शुरुआत से अब तक वेंडर इनवॉइस के लिए खर्च जमा करने के समय में 46% की कमी की है। कंपनी एजेंट फ़ेच (Agent Fetch) को भी सभी ग्राहकों के लिए उपलब्ध करा रही है, जिससे एजेंट कर्मचारियों को याद दिलाने के बजाय खुद इनवॉइस हासिल कर सकेगा, और वह भी इंसानों की तुलना में 12 गुना तक तेज़ी से।
यह नतीजा फाइनेंस टीमों के सामने बची सबसे कठिन समस्याओं में से एक को उजागर करता है: ऑनलाइन सेवाओं और वेंडर भुगतानों के इनवॉइस अक्सर खरीद के समय जारी नहीं होते। इसके बजाय वे वेंडर पोर्टलों में पड़े रहते हैं, और किसी कर्मचारी को यह याद रखना पड़ता है कि इनवॉइस मौजूद है, सही खाते में लॉग इन करना पड़ता है, सही दस्तावेज़ ढूंढना पड़ता है, उसे डाउनलोड करना पड़ता है और संबंधित लेनदेन के साथ जोड़ना पड़ता है। पेहॉक का अनुमान है कि इन इनवॉइस को किसी कंपनी के ईआरपी (ERP) में पहुंचने में औसतन 23.8 दिन लगते हैं। पेहॉक ने अपने फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट से कर्मचारियों को रिमाइंडर भिजवाकर यह समय घटाकर 12.6 दिन कर दिया है। बीटा कार्यक्रम की सफलता के आधार पर, अब उसका लक्ष्य एजेंट फ़ेच की मदद से इस औसत को 2 दिन तक लाना है।
इस प्रक्रिया को अक्सर नज़रअंदाज़ किया जाता है, लेकिन इसे स्वचालित करना अब भी मुश्किल है।
पेहॉक की एजेंट फ़ेच क्षमता यह काम कर्मचारी की ओर से पूरा करती है। वेंडर खाते को सुरक्षित रूप से जोड़ने के बाद, फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट पोर्टल तक पहुंचकर संबंधित इनवॉइस हासिल कर सकता है, उसकी जानकारी निकालकर उसे कोड कर सकता है, और उसे सही भुगतान से मिला सकता है।
बीटा के दौरान 550 से अधिक व्यवसायों ने एजेंट फ़ेच को सक्रिय किया, जिससे यह पेहॉक के इतिहास में सबसे ज़्यादा अपनाई गई बीटा क्षमता बन गई। लॉग इन के बाद, एजेंट फ़ेच ने 68.6% प्रयासों में स्वायत्त रूप से इनवॉइस सफलतापूर्वक हासिल किए।
पेहॉक के सह-संस्थापक और सीईओ ह्रिस्टो बोरिसोव (Hristo Borisov) ने कहा:
“मैंने हाल ही में अमेरिका में एक महीना यात्रा की और 30 से ज़्यादा बार उबर (Uber) ली। हर भुगतान के बाद, एजेंट पोर्टल में गया, हर इनवॉइस डाउनलोड किया, उसे जोड़ा और मेरी ओर से जमा कर दिया। मैंने कुछ नहीं किया।
“वेंडर पोर्टलों से इनवॉइस हासिल करना ही महीने के अंत की क्लोज़िंग में देरी करता है, रियल-टाइम विज़िबिलिटी को कमज़ोर करता है, अधूरे ऑडिट रिकॉर्ड बनाता है, और व्यवसायों को वैट (VAT) वापस पाने से रोक सकता है। किसी भौतिक पॉइंट ऑफ़ सेल पर कार्ड से चुकाए गए खर्चों की रसीदें आमतौर पर 5 कारोबारी दिनों के भीतर मिल जाती हैं, जबकि ऑनलाइन पोर्टलों से वेंडर इनवॉइस जुटाने में लगभग 5 गुना ज़्यादा समय लगता है। हमारा मिशन भुगतान और एआई को एक साथ लाकर फाइनेंस टीमों और उनके कर्मचारियों की सभी थकाऊ प्रक्रियाओं को स्वचालित करना है, ताकि व्यवसाय तेज़ी से आगे बढ़ सकें और जो वाकई मायने रखता है उसके लिए समय और पैसा बचा सकें।”
एजेंट फ़ेच को उन ऑनलाइन सेवाओं और आवर्ती वेंडर भुगतानों के लिए बनाया गया है, जिनके इनवॉइस आमतौर पर खाते के लॉगिन के पीछे रखे जाते हैं। इनमें सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन, डिजिटल विज्ञापन प्लेटफ़ॉर्म, यात्रा सेवा प्रदाता, क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर और ऑनलाइन मार्केटप्लेस शामिल हैं।
इस क्षमता को क्लाउडफ्लेयर (Cloudflare) के वेरिफ़ाइड बॉट्स (Verified Bots) कार्यक्रम के ज़रिए सत्यापित किया गया है, जिससे वेबसाइटें क्रिप्टोग्राफ़िक तरीके से यह प्रमाणित कर सकती हैं कि यह एजेंट किसी अज्ञात बॉट के बजाय अधिकृत स्वचालित ट्रैफ़िक है।
एजेंट फ़ेच पेहॉक के फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट का हिस्सा है, जो लेनदेन की निगरानी करता है, गायब दस्तावेज़ों की पहचान करता है, और खर्चों को पूरा करने की दिशा में कार्रवाई करता है।
देखें कि पेहॉक का फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट इनवॉइस संग्रह और अन्य दोहराव वाले फाइनेंस कार्यों को कैसे स्वचालित करता है: फाइनेंशियल कंट्रोलर एजेंट के बारे में जानें
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